数字化系统

数字化管理系统范文第1篇

1.1高校图书馆教学参考资源的服务现状

本文以211高校图书馆为主,结合国内外其他高校图书馆,对其网站上的教学资源系统的特色进行调研,着重挖掘系统提供的教学参考资源服务的内容、类型、服务方式、系统的功能特点及提供的个性化服务等,并对其进行分析和比较。截止2023年3月,国内112所211高校图书馆,有49所高校图书馆网站设有教学参考资源栏目,18所高校有自己的教学资源管理平台,48所高校参与了calis、jalis等联合体教学资源共享建设。也就是说国内211大学大多数图书馆已在其网站上,开始了数字化教学参考信息服务,16%的高校开发了具有本校特色的还有些高校及开发自己的教学资源管理系统,43%的高校参与calis、Jalis高校教学参考共建共享。

1.2高校图书馆数字化教学资源管理系统的特点

1.2.1管理系统开发方式

国内高校图书馆数字化教学参考服务的水平不一,各个系统各具特色。目前教参系统主要分为两大类。第一类是在Calis、Jalis、北京高校网络图书馆管理中心领导下联合开发的教参系统,使用同一平台、联合服务、成果共享、信息定期更新的运作模式,主要是收集各高校的教学参考信息,为用户提供书目和部分全文电子参考书信息;第二类是图书馆自行开发的教学参考管理系统。如中国科学技术大学、清华大学、厦门大学、上海交大、港台地区及国外高校图书馆等图书馆使用的教学参考书模块,读者可以依据授课教师、课程编号和课程名称等来查询本校教学参考书信息,并提供OPAC书目信息检索功能,其中部分书籍可直接链接至馆藏电子图书全文。联合开发的教学参考管理系统是一个通用系统,可以节约系统开发成本,各所参建高校使用统一的平台录入收集数据,既可以为自己本校的师生服务,同时也能够将数据传输到中心系统,为其他参建高校的师生提供服务。但共享的信息资源,难以反映各高校的特色,与课程相关的信息基本没有,对高校其他教学资源的整合也比较少。学生无法在此系统上查阅任课教师、所属专业、学院、开课时间等一些信息的介绍。自行开发的系统一般能很好地解决此类问题,特别是将教学参考信息和信息服务与学校选课服务网无缝融合。教参系统的信息更新非常重要,必须依靠教务系统、教师和学生及图书馆工作人员的共同配合才能完成。

1.2.2资源内容及类型

就系统收录的资源内容来看,大部分系统收录的是教学信息和教学参考资料两方面的内容,教学信息包括:专业课程设置、课程相关信息、教学大纲、任课教师情况。教学参考资料包括:课程的中外教材、教参、课件及整合网上免费的教材资源、教学资源、精品课资源等。就系统收录的资源类型来看,传统类型主要是通过OPAC链接到图书馆纸质图书或提供教参书的书目及电子全文。随着数字资源的不断增长,教参系统可提供的类型也越来越多,如中国科技大学图书馆平台还提供数字化的期刊、论文、资源库、课件等资源;华东理工大学提供部分有关的化学、物理、数学的考研试卷[8];武汉大学法学院还提供课程介绍、著作摘选、案例精选等内容[9];清华大学提供书评信息、推荐及反馈信息、南师大提供电子教案、毕业论文信息[10];河海大学提供多媒体课件、精品课程、课外阅读等信息[11];厦门大学教学辅助系统可以布置和接受作业,给作业打分[12];普林斯顿大学提供的资源类型包括图书、视频、日志、音频[13]。国外图书馆每学期更新课程、授课教师、授课大纲、参考书等信息,教师还可以上传各类与教学相关的文件和信息[14]。

1.2.3管理模式

由表2可见,国内外高校教参系统目前可实现的主要功能及管理模式主要有:一是教参系统和教务系统的链接。目前国外及国内部分教参系统,都可以实现课程信息查询和教参书查询。可按照教师、课程名称、课程代码、书名、作者查询等检索相关信息,包括参考书的详细记录、馆藏书目链接、课程详情、在线访问电子书图书馆数据库,用户能通过系统完成查看、预约、借阅本馆教参书等功能,也能链接区域联合体借阅平合体到电子教学参考书[15];二是系统交互功能及网络社区服务。目前的教参系统越来越多地考虑到用户的参与与互动,如中国科技大学以数字图书文献资源和教学科研信息为基本元素和沟通桥梁,融合了多项图书馆参考咨询和信息服务,对于教参资源的评注、讨论、推荐、使用反馈,用户通过该平台,能查阅到学长或其他同学对自己所学课程所推荐的参考书和文献,也能迅速地了解自己感兴趣专业的相关文献和参考资料。提供教师入口,教师可更新课程信息及教参书信息、课件、讲义。教参系统的最终目的是帮助用户充分有效地利用各种教参资源,用户与系统之间、用户与用户之间的信息交互起到重要的作用[14];三是部分系统还提供数字化教学资源的在线、离线及各类终端,包括Pc、Pad、智能手机等,支持教学参考资料的电子版全文阅读。

2数字化教参系统亟待解决的问题

2.1信息传播模式分析

2.1.1拉斯韦尔模式

美国政治学家Lasswell于1948年在《传播的社会职能与结构》一文中,对人类社会的传播活动进行了分析,提出了早期的传播模式“5W”传播模式,即:谁(传播者)-说什么(传播内容)-通过什么渠道(传播媒介)-对谁(受传者)-取得什么效果(传播效果)。这一模式提出了传播过程中的5个要素,数字化教参服务适用该传播模式来进行研究。

2.1.2奥斯古德-施拉姆的传播模式

这一模式是由奥斯古德首创,施拉姆于1954年修改后提出的。主要讨论传播过程中传播者和受传者的行为,其中编码相当于发送信息,译码和释码相当于接收信息和理解信息。这一模式描述了传播者和受传者在交流过程中的互动并突出了双方地位的平等。在数字化教参系统中,传播者和受传者都是能动的主体,双方又总是处于不断的互动之中。根据拉斯韦尔的5W传播模式,奥斯古德-施拉姆的传播模式,本章重点以传播内容、传播媒介、传播过程的互动方式为中心研究数字化教参系统的传播效果,找出亟待解决的问题。

2.2建设适合本校的教学参考资源全文库

目前教参系统中的存在着本校教参信息不全以及部分资源只有书目,无数字化全文,缺少教师的课件、讲义、作业、视频等数字化教参信息。图书馆亟需开展多类型教学参考资源的数字化及特色资源的收集、整理和上传。在资源数字化问题上,要对没有全文的教学参考资源,在解决好电子化的版权问题之后,可集中收集、整理并数字化;充分发挥联合教参平台的优势,完善和丰富教学参考资源。在教参资料的搜集方面,可通过与教务处、相关院系联系获取,或者通过和教务系统的链接,给教师提供个性化教学资源上传的窗口,教师可以通过该窗口向系统增加或更改教参信息,保持教参数据库使用的活力[15]。除此以外,教师可根据需求,有权限的让读者下载这方面资源。对于本校特色的教学参考资源可集中进行数字化工作,让本校读者可以通过教参系统进行全面的自主学习。

2.3开发个性化服务平台

随着数字化教参资源的日益丰富,教参系统应从“以站点为中心”向“以用户为中心”发展。不但要有针对所有用户共同感兴趣的信息和服务,更要不同用户开发个性化服务。除开发论坛及互动功能,供用户讨论问题、推荐参考书、课件、分享教学资源、教学课程、讲座信息外,还要提供在线提问,在线作业,在线解答问题,在线批改作业[16];还可以建立用户群组,群组让具有相同兴趣和同一课程的用户进行小范围的通信、交流、协作,如教师创建某班级为一个群组,则教师可以在该群组消息,布置作业,进行群体讨论等[17]。同时平台需根据用户浏览或检索所的习惯,推荐他们可能感兴趣的内容。随着校园无线网络的覆盖以及高校用户笔记本电脑、PAD、智能手机的日益普及,图书馆应该顺应新形势提供教学参考资源的移动阅读,让用户不受时间、地点限制,使用各种移动阅读器方便地获取学习资源。

2.4教学资源的整合及共享

通过多种方式的资源整合和共享,通过读者的参与,实现课程参考书的共建共享。在教育资源整合及共享的实践中,麻省理工学院(MIT)的网络课件开放工程(OCW)是学校间资源共享的一个典型。它是由麻省理工学院教育技术委员会设计、开发与管理,整合多所高校在教学实践中的课程资料,将其放在互联网上,供广大学者使用。从2002年50门课程,到2023年超过2000门课程共享,为全球各地的学者提供了丰富的课程学习资源。从2023年开始,开放课程的学习网站尝试为独立的学习者设计相应的学习课程[18]。共享的精品教参资源是教参系统的重要补充,各高校图书馆在做好个性化教参服务的同时,可将网上共享资源整合到系统中去。

3结论

数字化管理系统范文第2篇

关键词：GIS；数字校园；校园管理

中图分类号：TP 文献标识码：A

原标题：基于GIS的校园设施数字化管理系统应用现状与思考

收录日期：2023年3月27日

一、引言

GIS是由计算机硬件、软件和不同的方法组成的系统，该系统设计用来支持空间数据的采集、管理、处理、分析、建模和显示，以便解决复杂的规划和管理问题。

学校设施管理系统的管理对象主要包含供水、供电、供气、通讯、校舍、道路等管线及公共设施。例如：要解决校园生活区的供电问题，首先要知道周边供电管线的空间分布、材质粗细，如果不敷设新的管线，是否超出现有管网的荷载能力，如果敷设新的管线，是否与其他管线发生矛盾，这些都需要管线的空间及属性信息。如果采用传统的管理方式，需要查阅大量以文字表格形式出现的分离枯燥的信息，不仅费时费力，而且效率低下。

随着GIS技术发展和“数字校园”建设，将GIS技术应用到大学校园这个特殊的人文社会小环境中，开发出具有实用价值的校园地理信息系统，是高效管理自动化、科学化、智能化的必然趋势。利用GIS技术进行校园设施数字化管理，为管理者提供了空间及非空间信息服务，在校园日常管理、规划建设、物业管理等方面发挥了巨大作用。

二、系统一般模式

“基于GIS校园设施数字化管理系统”是一个包含多层架构的复杂系统数字化校园系统，以桌面和浏览器方式（Client/Server、Browser/Server）建立客户端。按照校园建设和管理现代化要求，利用先进成熟的计算机和通讯技术，构建连结各相关部门和权属单位的数据管理中心，成为信息资源汇集、、交流和共享的基础设施和各类管理应用的运行平台，为校园建设和管理提供辅助决策、咨询服务，也为校园师生参与提供便捷、高效的现代化载体。系统的一般总体框架结构如图1所示。（图1）

随着“数字校园”建设的广泛开展，大多数高校都已采用基于GIS的校园设施数字化管理系统，辅助基础设施管理部门对各类设施的综合管理。同时，也方便社会公众对校园环境信息的浏览查询，例如：某入学新生，利用该校园网站的校园环境多媒体导航系统，通过查询校园内指定起点和目的地，系统会自动提供定位路线，可选多条路线均以红色粗实线高亮显示，并推荐最优路线。社会公众、校内师生以及行政办公部门都逐步尝试并感受到基于GIS的校园设施数字化管理系统为他们带来的便利。

三、存在的问题

基于GIS的校园设施数字化管理系统使用运营的开展，也出现了一些问题：

（一）应用的广泛性受到一定局限。一方面受到诸多因素的影响，有些学校未建立基于GIS的校园设施数字化管理系统，仍然使用传统手工的信息管理模式；另一方面已建立该系统的，有些仅涉及部分模块，必要模块的缺失，一定程度上也影响到了管理和辅助分析决策效率。

（二）安全性有待加强。为了全面确切地展现校园面貌，很多学校都开放了基于GIS的校园设施管理系统的浏览功能，如果系统在数据以及用户权限管理方面存在缺陷，会造成数据泄漏，而校园中的很多基础数据属于保密数据，其信息系统和数据库必须具有高度的安全性。

（三）技术及数据相对滞后。一套基于GIS的校园设施数字化管理系统的设计研发需要一定的周期，在运营初期，学校职能部门办公人员也需要有学习适应过程。GIS技术的发展日新月异，学校也会因为规划建设，产生管线、公共设施等基础数据的变更，如不及时更新，这些都会造成技术及数据的相对滞后。

（四）对集成性重视不够。受到系统开发时的多重因素限制，现有的该系统在设计时预留二次开发接口及辅助说明资料不全，使二次开发遇到很多问题。

四、建议

针对以上问题，笔者提出一些思考建议：

（一）建设过程应统筹兼顾、分期进行。首先规划出分类管理模块和功能模块，然后逐一实现每个模块的功能。未建立基于GIS校园设施数字化管理系统的，借助“数字城市”、“数字校园”建设契机，尽可能建立该系统，以实现校园信息管理的高效智能化。

（二）确保物理安全及逻辑安全。如地下管线管理信息系统管理关系学校发展的关键数据，其数据具有保密性，其查询、修改、使用等操作必须经过相应的授权才能进行，以保证数据的安全性。系统安全包括两个方面：物理安全和逻辑安全。物理安全指系统设备及相关设施受到物理保护，免于破坏、丢失等。逻辑安全包括信息完整性、保密性和可用性。

（三）建立健全技术和服务制度体系。多数学校该系统的开发都采用招标形式，委托相应资质的公司完成，应在同等条件下，优先选用有完善售后体系和售后服务方案的公司，且在保质期内免费提供软件升级。为确保数据动态更新性，建立切实可行的数据更新制度，特别是保证地下管线数据的动态更新管理，实现规划设计、审批、数据测量、入库的全程动态管理，为学校的可持续发展及减灾防灾提供决策支持。

（四）系统集成化。考虑到将来本系统与其他系统的集成和系统本身的顺利升级，若条件允许，设计者在设计时采用组件化的GIS平台构建信息系统，必须预留必要的现有和二次开发接口，保证系统的开放性与可扩展性，使数据不仅能在应用系统内流动，还能在系统间流动。

五、结语

基于GIS的校园设施数字化管理系统的应用，大大提高了校园设施的现代化管理水平，促进校园数字化、精细化管理，保障校园设施高效、安全的运转，为学校的决策和紧急事故处理提供依据。如果完善该系统的安全性、先进性、集成性和应用广泛性，势必使基于GIS的校园设施数字化管理系统发挥更大作用。

主要参考文献：

[1]胡鹏，黄杏元，华一新.地理信息系统教程[M].武汉：武汉大学出版社，2002.

数字化管理系统范文第3篇

（1）监测功能。数字式智能化配电房管理系统的监测功能十分强大，它可以分析数据的重要性，并根据重要性的高低来决定采集该数据的先后顺序，将电网参数等数据采集好。（2）出现问题时及时警报。该系统非常灵敏，可以在配电系统出现问题时立马预警，并及时的分析问题出现的原因，并将其进行隔离，使未受问题影响的区域供电得到恢复，这样一来，配电系统的稳定性以及安全性也得到了保障。除此之外，该系统还可以将配电压力均匀的分布下去，降低配电网络的受损情况，不过这些都需要在特定条件下进行。（3）该系统管理数据资料也很有优势。该系统内配有数据字典，可以不断的检测配电设备的各种数据资料；系统中还会将历史数据存储起来，这样可以随时供工作人员查询分析历史数据，可以将配电系统的运行情况统计出来并根据时间分段来做成图表，通过图表来反映配电系统的负荷状态，将配电系统发生过何种问题，发生的时间、发生的原因等反映在图表中。除此之外，该系统还可以将数据资料转存到其他设备上，由于配电系统在工作时会产生许多的数据资料，全部存储下来会影响系统的运行效率，所以会将一些数据转存到其他设备上。该系统还可以制作报表，工作人员只需提出要求，它就会根据要求制作出各种各样的报表，并将其打印出来。（4）数字式智能化配电房管理系统可以很好的管理配电设备。它管理设备是通过采集数据进行的，将设备的问题数据和使用数据等采集起来，从而对设备进行管理以及维护工作。（5）如果配电系统出现问题需要维修时，只需开启数字式智能化配电房管理系统的卸载功能，就可以将出现问题的配电系统与整个大系统分离开来，这样既不耽误配电系统的维修也不影响大系统的运行。配电系统维修好后，只需要登录一下就可以与大系统建立联系，非常的方便简单。（6）保障数字式智能化配电房管理系统安全运行的主要措施是严格的管理该系统的操作记录、工作人员交接班以及使用权限。交接班的管理是保障该系统安全运行重要方法，工作人员在对该系统进行操作后一定要进行交接班，并在登陆时使用最低用户权限。（7）该系统可以精准的预测出配电网运行时的负荷量，它是通过分析配电网以往的负荷情况以及其总的负载电阻所消耗的功率来预测的。（8）数字式智能化配电房管理系统可以依据配电的有功功率与视在功率之比和电压等级来对配电进行调节，将投切次数等考虑在内。如果就地调节没有成功，该系统也可以远程控制和监视，以控制系统，使其实现无功补偿。（9）数字式智能化配电房管理系统可以根据工作人员的要求或设计好的章程来远程控制断路器。（10）该系统还可以实时采集用户的非正弦周期交流量中减去基波分量后所得到的量，并对其进行检测。（11）数字式智能化配电房管理系统中的智能电表将双向通信、双向电能计量、电能质量监控、等智能功能集成起来，给系统提供了充分的资源。

2系统网络设计方案

数字式智能化配电房管理系统的网络设计方案是根据用户的需求来制作的，不同的需求方案也就不同。条件较好的城市配电设备相较而言要集中一些，这样该城市的配电施工就要简单一些，只需将无线和有线相结合，然后再提高配电系统的监测功能，使其监测工作有效进行，并对配电系统进行有效的管理，使配电系统可以安全的运行，保障其运行的稳定性以及工作人员的安全性。这就是实时在线通信网络。如果配电系统的配电设备多在条件较差的山区，施工难度较大，那么就可以使用离线运行的管理方法，以这种方法来观察并分析配电系统运行的数据，把握配电系统运行的情况以及安全状态，同时也要将各种预防措施做好，以保障该系统能够安全稳定的运行。

3结语

数字化管理系统范文第4篇

【关键词】档案信息化；数字档案管理系统

一、项目背景

近年来随着精细化管理的全面推行，公司各项业务得到了细化与完善，档案门类也日益增多。公司档案室自2006年成立以来，已接收保存了大量的图纸、合同、文书、会计档案，截止目前室藏档案已达到3万余卷，5万余件。运用传统手工管理模式，档案信息利用率低，查准率、查全率不高，极大的浪费了公司的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于公司的发展具有重要的现实意义。

二、项目建设总体目标

档案信息化建设工作主要是充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，从而达到为公司各项工作提供服务的目的。

总体目标：一是实现档案信息的数据化处理和保存；二是实现档案管理现代化，提高办公自动化程度；三是实现档案信息专业化、标准化管理；四是实现档案信息人才专业化。

三、软件选型

软件的选型要考虑诸多因素，包括行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能、系统性能（包括开放性、可扩展性、配置能力等）、方案水平、典型用户、实施团队、公司实力、本地化服务能力等方面。

为了保证项目软件的使用率和可操作性，公司专门成立档案信息化项目组，由公司IT人员与档案人员共同组成，负责项目前期的考察、调研。首先邀请国内知名的档案软件公司做技术交流，使项目组成员全面掌握每家公司档案软件的功能以及优缺点。其次为了更加直观的了解软件的应用效果，我们选择了几家在信息化建设方面做的比较超前的档案馆以及与公司生产性质相仿的企业进行了参观，了解档案信息化建设实施的主要内容，建设规划、软件的使用情况等，结合公司实际需求，最终确定选用北京量子伟业的PDE综合数字档案管理系统。

四、项目建设思路及内容

（一）档案信息化建设的理论依据

系统的搭建以公司的档案建档要求为指导原则，以信息化平台建设为手段，实现档案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以协同运营取代独立开展，优化了业务流程，保证档案信息的齐全、完整、准确，解决了公司档案资料孤立、储存分散、移交责任不明等问题。

（二）系统搭建的框架、结构

图1 聚银公司档案系统架构

系统采用B/S架构和C/S架构结合的方式，分三层架构，底层为Oracle数据库，中间层为应用层，上层为展示层。建立多全宗的二级管理平台，统一规范业务和流程管理，保证数据采集的完整性和管理的规范性，涵盖了档案收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等业务环节，自定义分类存储，集中控制，多途径查询。如图1所示。

（三）信息资源库建设

1.目录数据库

对馆藏的历史档案目录（案卷级、卷内级）进行集中统一收集、录入，一般的档案管理系统都能兼容excel格式的电子表格，可将电子目录一次性导入档案系统。并要求资料形成单位在以后资料移交时必须移交电子目录。

2.全文数据库建设

全文数据库建设一方面是对馆藏纸质档案的数字化处理，即利用平板扫描仪、高速扫描仪等设备对存量档案数字化。文件格式一般为TIFF、PFD、JPEG等，若要实现全文检索功能，还要进行OCR识别进行文字抽取。扫描时可采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为单色文字、字迹清晰、不带图片的纸质档案，宜采用前者进行扫描；页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，可采用后者扫描。因化工企业馆藏图纸多，在扫描的过程中切记不能只追求清晰度，将分辨率设置太高，导致图像太大而影响传输效率。在没有特殊要求的情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi；另一方面是利用办公软件直接形成的电子文件的接收即增量档案数字化，例如OA系统形成的公文、合同，可直接与档案系统做接口实时导入。对列入归档范围的，档案部门应督促各单位及时做好电子文件积累、鉴定、编目，实现电子文件实时归档。同时要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，以此作为档案接收的硬性条件。

2023年项目实施时，聚银公司档案室组织人员对室藏档案进行了有序分类，对重要的、查阅率高的档案进行了数字化扫描、加工，共建成36000余条档案条目数据库、12万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。

（四）档案信息安全保障体系建设

1.制度建设

公司信息部门建立信息安全制度，加强对档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用光盘等方式同步备份。档案局域网与互联外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。采取数据备份和异地存放管理措施，确保档案信息数据安全。档案部门加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实完整。建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。

2.智锁文档加密软件的应用

针对档案信息的特殊性，公司同时配套使用智锁文档加密系统。该系统可以根据文档特性分级加密，合法客户端可以根据系统授权自由查阅档案加密文档。该软件还提供对移动硬盘，U盘的多种控制选项，如只读、自动加密等。智锁文档的合法流通范围是聚银公司内部局域网，一旦资料脱离内部网络环境，将无法打开，有效保证了档案信息的安全性。

（五）档案管理系统硬件设施建设

1.ORACLE数据库服务器1台（内存不低于8G，硬盘不低于240G）、应用服务器、文件服务器、WEB服务器合用1台硬盘不低于1T（硬盘大小根据历史数据情况具体定），内存不低于4G。

2.建立档案原文数据库需要的A0、A3、A4平板扫描仪，快速扫描仪等设备。

五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能

该系统具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程等其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还能提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供快速的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。

（一）OA系统、合同系统、公文系统的对接功能

与办公OA集成，达成业务系统间的贯通。经档案管理系统提交的借阅申请、移交申请等按照设定好的审批流程，通过OA办公系统进行流转，并且申请者可以随时对流程跟踪。由合同系统、公文系统形成的电子公文、合同实时推送至档案管理系统归档，真正实现文档一体化，使得信息数据在系统间完成正向循环。

（二）档案管理功能

该系统具有强大的档案整理功能，适合于各种归档方式，大大减轻企业档案管理员的工作负担。

1.针对化工企业技改、技措项目多的特点，该系统对档案进行三级管理，分别是项目级、案卷级、文件级，这样便于日常文件、资料的积累与查找。对于每年实施的项目，兼职档案员先在项目库新建项目，然后在新建的项目库内添加日常积累的文件，称为“未整理文件”，最后根据工作需要对“未整理文件”进行组卷、归档。

2.所有进入系统的数据将默认按照先后次序排列位置，档案员可以根据档案实体情况，通过“上/下移”、“对调”、“插入”、“按著录项刷新流水”自由调整电子条目的顺序，或在普通状态下直接使用表格列头排序。通过各种“档案分组方式”，可以将数据按照升序或降序模式分门别类进行展示，配合“模糊检索”或“高级检索”快速过滤和定位目标档案数据。

3.在“传统立卷”、“工程项目”等多级归档方式的档案库中，档案员可以使用丰富的“组卷”向导，如：“组新卷”、“组已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、准确地生成合适的案卷和项目条目。同时对二级条目进行“位置调整”、“生成序号”、“页数页次转换”等微调操作。

4.使用“批量自动关联”与“批量自动组卷”，将分离的案卷与卷内条目通过配置著录项快速绑定；或者配合“公式计算”快速生成案卷条目，对于需要解绑的数据可以使用“解除关联”。

5.使用“按选择”或“按归档分组”的方式，快速生成档号，系统将反馈准确的操作报告，方便快速定位问题所在。辅助“查找重复档号”、“查找中断档号”，可以即时、妥善地处理问题数据。

（三）数据利用功能

对公司局域网内的各用户（包括领导、专业技术人员）提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、档案库存（借阅）状态显示。在进行档案文件全文检索时，系统要对检索用户的权限审核，拥有查看权限的用户可以查看文件文本的部分预览，没有权限的只能查看文件名称。

（1）对查看权限的控制

将档案按照重要程度分别设为A、B、C三个级别，并在每条著录项中，将受控别设置为必录项。档案级别不同，借阅、在线查看的审批流程各不相同。当借阅者在档案库查找到所需档案条目后，点击在线查看，系统自动进入身份认证程序，确定是否有查看权限，若有，可以直接查看，反之则进行提示走借阅流程。

（2）全文检索功能

通过全文索引模块将档案管理系统中索引电子文件进行文本抽取，同时对文本进行索引，建立用于全文检索的索引文件库，确保全文检索的精确性。在建立索引文件的基础上，进行全文检索，对于系统内的电子文件进行亚秒级高速检索，提高档案文件利用率。在显示的结果上进行高亮显示，突出检索内容的一目了然。

（3）数据管理功能

为了有效实现利用目的，对各类电子档案实行系统化管理，实现分类、排序、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用权限分配、访问控制等技术，确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个电子信息系统的安全。

六、推广应用

通过本次“数字档案管理系统”的建设，实现了公司档案业务流程的全面自动化，提升了不同门类的档案的科学化、规范化管理水平，提高了档案工作的效率和质量。系统运行期间，多次组织工程技术人员、兼职档案员对该系统档案在线查看、实体与电子档案的网上借阅、网上审批、移交等业务进行培训、指导，并编制《聚银公司数字档案管理系统使用手册》分发到给各单位；为了方便下载使用，还将使用手册电子版上传到公司网站首页。

数字档案管理系统上线运行两年来，利用档案系统办理查档审批、查阅业务的已有600余人次，涉及档案文件约1000余件，得到了广大员工的一致好评。聚银公司数字档案系统的成功应用，是档案管理模式的一项重要改革，标志着公司在基础管理方面迈上了一个新台阶。

参考文献

数字化管理系统范文第5篇

（一）是社会发展的必经之路。时代的发展变革了计算机技术，在颠覆性的变革过程中，各式各样的信息软件如雨后春笋一般相继出现。档案管理信息软件是档案管理工作落实过程中不可或缺的一个组成，有效地提高了档案的输入速度以及管理水平。在公路档案管理过程中，管理者应充分把握时代先机，充分利用先进的档案管理软件以及档案软件技术提高我国公路档案管理的水平。众所周知，公路档案管理与应用的本质意义在于开发、利用，如果能够运用先进的信息技术促使传统的纸质化档案转化为数字化的信息存储于计算机或是互联网媒介之中，那么档案的可借鉴的有效信息将能够被更大程度地阅读和利用，信息的传播速度将会大幅度增加，档案查阅的时间将会大幅度减少，我国的公路系统档案管理无疑将经历一个里程碑式的发展。

（二）是档案管理发展的“必需品”。传统的公路系统档案采集与管理对人工劳动有着非常强的依赖性，虽然操作简单，但是过程复杂笨拙，巨大的工作量极易导致档案管理者产生疲劳，进而给档案管理的科学性与准确性埋下隐患。信息化背景下的公路系统档案采集与管理依赖先进的技术手段，档案的完整性以及准确性得到有力保障，实效性与时效性大幅度提升。由于不再需要大量的人工劳动，经济效益也因此大幅度提升。传统公路系统档案管理的弊端被有效解决，电子化的信息数据采集与录入更是大幅度地减少了人力、物力的耗费，因此信息技术是公路档案管理发展过程中不可或缺的一部分。

（三）是提高工程建设水准的有效举措。伴随着时代的发展，我国的经济迅速发展，经济的发展带动了我国的“公建”工程多元化发展，公路建设日新月异。众所周知，我国幅员辽阔，人口众多且分布较为广泛，公路建设也因此必须面对复杂的地质条件。为了保证公路建设的顺利实施，在开展公路建设之前，建设单位首先应解决包括资金投入在内的诸多客观问题，只有保持落实好建设周转资金，才能够保证资金效益的最大化。此时就需要建筑工作者合理利用公路档案，只有保证公路档案与实际建设有机结合，才能够最大程度地避免盲目勘探、工程质量不达标等等问题发生，也才能够有效提高工程建设的水准，保证工程建设的质量。

二、现阶段数字化背景下公路系统档案管理问题分析

虽然从全局角度看来，现阶段我国已经在公路系统档案信息化管理方面获得了巨大的成功，然而从细节角度看来，我国公路系统档案管理过程中仍然存在一些不容忽视的问题，有些问题的存在，甚至已经严重地影响了我国公路系统档案管理的发展。想要全面提高数字化背景下公路系统档案管理的质量，我们需要深刻认识档案管理问题，进而设计针对性的问题解决办法。通过研究，我们发现公路系统的档案管理问题主要来自如下两个方面：

（一）缺乏重视和总体规划。首先，虽然信息化、数字化有利于提高档案管理质量这一观念已经得到了来自社会的广泛关注，然而在公路建设领域，很多企业至今未能正确认识数字化带给公路系统档案管理的优势。由于缺乏正确的认识，很多公路建设企业并不重视数字化的公路系统档案，由于缺乏必要的计算机网络安全意识，极容易导致电脑病毒等破坏公路系统档案信息安全性的问题发生。其次，企业领导者是企业思想的导向，由于领导者缺乏对公路系统档案信息化管理的规划，企业下属各部门也因此不重视公路系统档案信息化管理，档案信息难以实现资源共享，档案信息资源的开发利用未能落到实处。最后，由于公路系统的信息数据库比较落后，档案不完整、档案不准确等等问题较为严重，加之档案管理者没有及时补充、修正的意识，公路系统档案管理信息化的持续健康发展因此遭受威胁。

（二）软硬件配套设施差、工作人员整体素质低。档案管理人员是数字化背景下公路系统档案管理的实施者，然而现阶段我国公路系统档案管理存在软件配套设施差、档案管理人员素质较低的问题，缺乏标准化、规范化的档案管理人员难以科学运用档案管理软件，很多人不具备档案管理职业道德，还有些人甚至不具备专业的公路系统档案管理知识和技能，进而导致档案管理过程发生怠工、违纪等等行为，严重阻碍了公路系统的信息化建设进程。

三、公路档案信息化建设策略

（一）提升信息化理念。首先，思想决定意识，意识决定行为。想要提高数字化背景下公路系统档案管理质量，首先需要为档案管理工作人员树立信息化的档案管理理念，帮助他们明确建立信息化的档案管理与档案管理目标实现之间的必然联系，进而使之能够在落实工作的时候始终抱有与时俱进的理念，能够尽可能地发挥档案管理的作用。其次，档案管理者应始终坚持“走出去”与“引进来”路线，积极吸纳其他行业内可借鉴的、优秀的档案信息化管理策略和理念，实事求是地引进国外先进技术提高我国的公路系统档案信息化水平，使之尽可能地与国际水平靠拢。最后，帮助档案管理人员正确认识数字化建设理念，帮助他们感知信息化建设的紧迫与必要，确保他们能够在实际工作过程中积极、合理地融入档案信息化建设。

（二）建立数据信息库。随着时代的不断发展，我国的经济以及科技发展迅猛，信息技术在公路系统档案管理中的重要性也越来越明显。众所周知，信息技术能够有效提高档案管理工作的效率和质量，对于档案管理的发展意义巨大。公路档案信息化建设的根本是建立信息化数据库。公路系统档案管理部门需要充分地考虑自身的实际情况，立足于全面、统筹选择适宜的软件，采用高度统一的内部性设计优化数据库，以保证数据库兼容，避免数据资料丢失、泄密。值得一提的是，数据信息库的建设需要充分考虑档案管理者的实际能力，尽可能避免使用复杂的操作，如此才能够保证档案效果的超常发挥。

（三）强化制度建设。古人云，无规矩不成方圆。此话在数字化背景下的公路系统档案管理方面同样适用。我们必须明确，规范化的制度是强大档案管理系统设计、优化策略得以贯彻实施的保障。因此公路档案管理部门需要加强自身的档案管理制度建设力度。首先，落实责任溯源，利用监管保证档案交接与保管无缝衔接。其次，建立档案管理考核机制，避免档案丢失泄露，保?C档案信息系统可正常运转。最后，严厉惩罚并贯彻实施。以奖罚不断提高管理者的思想认知，使他们能够有意识地提高自身管理技能与管理质量。

（四）统一管理标准。档案信息化建设的最主要目的是扩大档案的利用率，增加档案的使用效用。想要落实档案资源的共享效果，必须要建立统一的公路系统档案管理标准，确保各级公路管理部门能够在同一标准上落实相关的管理工作。充分考虑各级公路管理部门的特点，依托互联网背景打造实用性与适用性相匹配的信息资源共享平台，充分地发挥档案管理者的作用，尽可能地避免人力资源浪费，提升档案信息资源的有效利用。